Wabo stevige kluif voor afdelingen Documentaire Informatie Voorziening (DIV)

Veel informatie komt tegenwoordig digitaal het stadhuis binnen, ook zonder de Wabo. ‘So get used to it’, luidt het droge commentaar van provinciaal archiefinspecteur Arjan de Vries. Gemeenten zonder goed Document Management Systeem lopen het risico dat ze straks niet aan de Archiefwet voldoen.

Arjan de Vries is in 2007 door de provincie Groningen aangetrokken na een carrière in de IT-sector. Een archiefinspecteur ziet er op toe dat gemeenten, waterschappen en provincies hun informatie toegankelijk en geordend bewaren. De Vries is aanspreekpunt voor de omgevingsvergunning binnen het Landelijk overleg provinciale archiefinspecteurs (LOPAI).

Provincie Groningen werkt nauw samen met archiefinspecteurs van Friesland en Drenthe. Voor een toegankelijk en geordend digitaal archief is een Document Management Systeem (DMS) nodig en volgens De Vries beseffen overheden in ‘zijn’ provincies dat inmiddels wel. Hij kent echter nog geen overheden die hun softwarepakketten voor de omgevingsvergunning volledig hebben gekoppeld aan een DMS: ‘Gemeenten, provincies en waterschappen zitten allemaal in de voorbereidende fase, ook al omdat de Wabo nog niet gereed is.’

De Wabo archieftechnisch lastig

De Vries vindt de Wabo archieftechnisch lastig voor afdelingen Documentaire Informatie Voorziening (DIV). De Vries: ‘Bedrijven zijn in een eerder stadium verplicht een vergunning digitaal aan te vragen dan burgers. Daardoor ontstaat een hybride archief en dat is lastig te beheren. Om een hybride archief te voorkomen, moet je als gemeente substitutie toepassen: je maakt je originele papieren digitaal en vernietigt het papieren origineel. Tussen die papieren originelen zitten ook documenten die langdurig bewaard moeten worden. In dat geval heeft een gemeente voor haar substitutie goedkeuring nodig van Gedeputeerde Staten en die stellen de nodige eisen.’

Met de aanvragen voor substitutie loopt het nog geen storm in Nederland. Zelf heeft De Vries nog geen aanvragen ontvangen. Landelijk hebben alleen gemeente Oss en gemeente Deventer toestemming gekregen voor substitutie.

Vertraging

Loopt de Wabo vertraging op wanneer overheden hun digitale archivering niet tijdig op orde hebben?
‘De Wabo-procedure niet zozeer, maar gemeenten zonder een goed DMS voldoen straks niet aan de Archiefwet. Je kunt alle mailtjes en bijlagen doodleuk op je server plaatsen, maar daarmee is je informatie nog niet toegankelijk of geordend.’

Verschillende vernietigingstermijnen

‘Een tweede lastig punt van de Wabo is dat de vernietigingstermijnen van de verschillende onderdelen van de Wabo voorlopig nog onderling verschillen. Als je een dossier maakt, krijgt dit één vernietigingstermijn mee en wel van het stuk met de langste vernietigingstermijn. Daardoor gaan overheden straks onnodig veel bewaren en hoe meer je bewaart, hoe meer je te beheren hebt.’

Personeelskosten de grootste klapper

Juist het beheer van een archief is de grootste kostenpost vindt De Vries. ‘Ik schat de verhouding tussen de kosten voor opslag en voor beheer op 20:80. Dat geldt zowel voor een papieren archief als voor een digitaal archief. De grootste klapper vormen de personeelskosten van de mensen die voor je archief zorgen. Zij zorgen dat het archief leesbaar en toegankelijk blijft. Als je ooit een document op 5 ¼ inch floppy in WordStar 2.0 in je archief hebt gelegd, dan kun je dat schijfje nu niet meer gebruiken en is je document naar alle waarschijnlijkheid onleesbaar geworden. Je moet dus regelmatig controleren of je document nog leesbaar is dat geldt ook voor de huidige dvd of blue-ray. Dan praat ik nog niet over de metadata die men aan een document moet toevoegen zodat mensen informatie weer terug kunnen vinden.’

Bij de eerste plannen voor Omgevingsloket Online wilde men ook een archiefsectie gebruiken?
‘Voorlopig is het omgevingsloket alleen een e-mail faciliteit en daarmee heb je de minste complicaties qua Archiefwet. Wij hebben destijds tegen een archiefsectie geageerd omdat niet duidelijk was wie verantwoordelijk zou worden. Stel je bewaart documenten tijdelijk in het Omgevingsloket Online, wat is dan je origineel? Wie is voor welk deel verantwoordelijk? Wanneer wordt de informatie geschoond en hoe breng je dit digitale archief naar de zorgdrager? Je mag een derde niet verantwoordelijk maken voor de zorg van jouw archief, tenzij je een gemeenschappelijke regeling hebt. Zonder een dergelijke regeling verlies je namelijk je invloed op je archief en dus ook op je eigen geschiedschrijving. Archiefzorg is niet overdraagbaar.’

Ga je er vanuit dat het Omgevingsloket Online een e-mail faciliteit blijft?
‘Voorlopig wel. Het Ministerie van VROM wilde een loket waarin alle digitale informatie gesynchroniseerd zou worden. Op zich een goed streven, maar in de praktijk is het al lastig om twee gemeenten te synchroniseren, dus probeer dan maar eens de softwarepakketten van alle overheden in heel Nederland op elkaar af te stemmen.’

De Vries heeft voor bezoekers van Omgevingsvergunning.nl de volgende webtips over digitaal archiveren:
http://www.lopai.nl (voorbeeldaanvraag substitutie)
http://www.archief20.org
http://bhiccommunity.ning.com
http://www.labyrinth.rienkjonker.nl

Lees ook:
Deventer werkt digitaal met vergunningaanvragen
Nationaal Archief kritisch over archiefwaardigheid Omgevingsloket online
Archivering procedure omgevingsvergunning behoeft aandacht
Informatieblad: Wabo in relatie tot archiefbeheer
Nationaal Archief toetst Wabo en Omgevingsloket Online

Meer nieuws over de Omgevingsvergunning - Wabo
Nieuwsrubriek Omgevingsvergunning - Wabo

Abonneer nu op de gratis 2-wekelijkse elektronische Nieuwsbrief Omgevingsvergunning.nl!

Geplaatst:	15-12-09 08:00
Door:	Redactie Omgevingsvergunning.nl
Bron:	Verslaggever: Judith Kars

Reageren?