 |
Nieuws |
|
 |
|
|
|
|
| Nieuws »
OMGEVINGSVERGUNNING - WABO » Omgevingsloket
|
Nationaal Archief kritisch over archiefwaardigheid Omgevingsloket online
|
|
|
Het Nationaal Archief heeft onderzoek uitgevoerd naar de archiefwaardigheid van het Omgevingsloket online. Met name op het gebied van archivering en de verdeling van beheersrollen zien de onderzoekers verbeterpunten. Het onderzoek werd gedaan op verzoek van het ministerie van VROM.
Gebrekkige digitalisering
Het Nationaal Archief concludeert dat de bevoegdheid van het bevoegd gezag voor het inrichten van zijn eigen domein en zijn behandeldossiers teveel in het midden blijft. Volgens de adviseurs zijn er daarnaast geen waarborgen voor tijdige verwijdering van behandeldossiers uit Omgevingsloket online naar de systemen van het bevoegd gezag. Het loket is niet bedoeld als permanent digitaal depot en kan dus ook niet als zodanig worden gebruikt. Het Nationaal Archief vindt dat op gespannen voet staan met het gegeven dat veel gemeentes nog niet in staat zijn helemaal digitaal te werken.
Schaduwarchivering
Het Nationaal Archief doet hiervoor de aanbeveling om schaduwarchivering en/of (onvolledige) dossiervorming in verschillende systemen te voorkomen door zodanige voorzieningen te treffen dat de status van elk document op elk moment kenbaar is en volledige, integere en authentieke dossiers worden gevormd en bewaard.
Gebrekkige regelgeving
De onderzoekers van het Nationaal Archief trekken de conclusie dat de voorhanden regelgeving, toelichting daarop en overige documentatie een fragmentarisch beeld geeft van het feitelijke informatiebeheer met betrekking tot Omgevingsloket online. Wabo, BOR en MOR regelen slechts op hoofdlijnen het informatiebeheer. Dit moet nader worden uitgewerkt in het Functioneel Ontwerp en de technische systeembeschrijving die de MOR voorschrijft.
Dwingende beheerregeling
Voor een goede archivering is vooral het instrueren van alle gebruikers van Omgevingsloket online essentieel. Over dossierbeheer en archiefwaardigheid stelt de instelling dat er een duidelijker onderscheid moeten komen tussen inhoudelijk en technisch beheer. Het Nationaal Archief adviseert, gezien de complexiteit van Omgevingsloket online en de vele rollen in het beheer, dat naast een technische systeembeschrijving van Omgevingsloket online tevens een samenhangende gemeenschappelijke beheerregeling tot stand komt, die alle rollen afdekt, per rol betrekking heeft op alle aspecten van het informatiebeheer. Hiervoor wordt geadviseerd een gemeenschappelijk beheerregeling met een dwingende werking op te zetten tussen VROM en de bevoegde gezagen die met Omgevingsloket online werken.
Reactie VROM
In een bericht op Kennisplein Omgevingsvergunning zegt VROM aan de slag te gaan met de aanbevelingen en deze uit te werken in een uitvoeringsagenda. Ook zal tijdens bijeenkomsten van vakorganisaties op het terrein van de digitale archivering de komende maanden aandacht worden besteed aan het advies van het Nationaal Archief.
Bekijk hier het hele advies van het Nationaal Archief (pfd)
Lees ook
Nationaal toetst Wabo en Omgevingsloket online
Archivering procedure omgevingsvergunning behoeft aandacht
Abonneer nu op de gratis 2-wekelijkse elektronische Nieuwsbrief Omgevingsvergunning.nl!
Meer nieuws over het Omgevingsloket
Nieuwsrubriek Omgevingsloket
|
Reageren?
|
|
RSS
