Opening eerste gemeentelijke Omgevingsloket: ervaringen van Leidschendam-Voorburg

Leidschendam-Voorburg opende 28 januari als eerste gemeente in Nederland het 'Omgevingsloket Online'. Marco Zandbergen, projectleider Wabo bij de gemeente Leidschendam-Voorburg vertelt over zijn ervaringen. ‘Direct nadat de Wabo werd aangekondigd, zijn we ermee aan de slag gegaan.’ Zandbergen is een doener. Hij werkt als senior vergunningverlener Bouwen bij de gemeentelijke Afdeling Dienstverlening en Vergunningen. ‘Burgers kunnen nu zelf checken of er een vergunning nodig is. Gewoon vanuit huis of kantoor. Vervolgens kunnen ze de vergunning digitaal bij ons aanvragen. Ook de noodzakelijke bijlagen sturen ze digitaal mee. Het Omgevingsloket accepteert heel veel bestandstypen zoals pdf, Excel, en AutoCAD. Het mooie is dat aanvragers zelf de status van hun aanvraag kunnen bekijken. Zo kunnen ze zien of de welstandcommissie al akkoord is en welke afdelingen verder nog moeten beslissen over hun aanvraag.’ Geldt dat ook voor hun buren of andere geïnteresseerden? Enigszins verrast: ‘Nee, nog niet. Pas wanneer de aanvraag gepubliceerd wordt, kunnen derden inzage krijgen. Tot die tijd kunnen ze alleen de papieren aanvraag inkijken op het stadhuis. Maar ik kan me voorstellen dat de politiek dit een interessant idee vindt. Je moet dan zorgen dat de privacy gegarandeerd wordt.’ Voorlichting aanvragers Ondanks de voordelen die het Omgevingsloket Online de aanvrager biedt, verwacht Zandbergen niet dat het direct storm zal lopen. ‘Onbekend maakt onbemind. Wij zijn daarom van plan in het najaar voorlichting te geven aan architecten en andere professionals van wie we regelmatig aanvragen ontvangen. VROM heeft al toegezegd dat zij ons wil ondersteunen met voorlichtingsmateriaal.’ Particulieren worden niet verplicht om digitaal aan te vragen. Volgens Zandbergen is dit geen probleem omdat er nog maar weinig particulieren zijn die zelf vergunningen aanvragen. ‘Burgers maken meestal gebruik van professionals die digitaal kunnen aanleveren.’ Hoe ziet jullie organisatie eruit sinds 28 januari? ‘We behandelen de aanvragen die we via het Omgevingsloket Online ontvangen zoveel mogelijk digitaal. Voor de afhandeling van digitale aanvragen krijgen collega’s die de aanvragen toetsen ieder twee 22-inch beeldschermen. Het is belangrijk dat toetsers verschillende tekeningen naast elkaar kunnen bekijken.’ Ook de regionale brandweer en het waterschap kunnen digitaal reageren op een aanvraag. ‘We kunnen ze gewoon toegang geven tot een aanvraag waarvan wij bevoegd gezag zijn. Verder hebben we een projectgroep Wabo samengesteld die straks alle mensen op de juiste plek moet zetten. In deze groep bespreken we ook zaken als: Hoe gaat het inboeken, het archiveren en hoe nemen we straks besluiten. Traditioneel printen we een aanvraag uit en zetten er een stempel op. Hoe doen we dit digitaal?’ Grote verandering voor toetsers Om de overgang goed te laten verlopen adviseert Zandbergen aan de slag te gaan nu er nog niet veel digitale aanvragen zijn. Want voor collega’s die de plannen toetsen betekent de nieuwe werkwijze een grote verandering. ‘De toetsers zijn gewend aan grote papieren tekeningen. Via het Omgevingsloket gaat alles digitaal. Eigenlijk kun je deze overgang vergelijken met de overgang die tekenaars moesten maken van de tekentafel naar AutoCAD. Toen dacht iedereen: Ik blijf met de hand tekenen want ik zie niet echt de voordelen van AutoCAD. Maar zie je nu nog iemand met de hand tekenen? We moeten leren de voordelen te ontdekken. Want je kunt digitaal ook opmerkingen schrijven op tekeningen of aanvragen die binnenkomen, je kunt zelfs onderstrepen. Verder heeft het Omgevingsloket een statusbewaking, waarmee je ziet waar de aanvraag in behandeling is. Het is allemaal goed georganiseerd, maar je moet vertrouwen krijgen in deze werkwijze.’ Workflow systeem Om op elk moment de status te kunnen bekijken en aan te vullen, is het heel belangrijk dat je als gemeente een goed workflow systeem aanschaft. Hoewel Zandbergen tevreden is over het systeem dat Leidschendam-Voorburg heeft aangeschaft, vraagt hij zich af of er een systeem op de markt is dat volledig Wabo-proof is. ‘Volgens mij is zo’n systeem wel te maken, maar het is natuurlijk nog onduidelijk hoe de Wabo eruit gaat zien.’ Scheiding frontoffice en backoffice Leidschendam-Voorburg heeft een duidelijke visie op de splitsing van taken tussen frontoffice en backoffice. Het frontoffice beoordeelt of een project vergunningplichtig is. Verder informeert het frontoffice de burgers over bestemmingsplannen. ‘Maar we hebben afgesproken dat het frontoffice in principe geen uitspraak doet of een aanvraag compleet is, en in hoeverre deze binnen een bestemmingsplan past. Dit voeren de specialisten van het backoffice uit. De burger is namelijk niet gebaat bij informatie die achteraf niet blijkt te kloppen.’ Kom je nog dingen tegen die je liever voor 28 januari had willen oplossen? ‘Nee eigenlijk niet. Wij hebben namelijk gekozen voor 'learning bij doing'. Op ons verzoek gaat een architect een aanvraag digitaal indienen en daarmee gaan wij dan aan de gang. Deze architect is enthousiast en wil graag meewerken. We zullen deze aanvraag zoveel mogelijk digitaal behandelen. Natuurlijk heb je altijd de escape om de aanvraag uit te printen en op traditionele manier te verwerken.’ Verwacht je nog knelpunten? ‘Je kan hooguit meemaken dat je het aan de voorkant goed geregeld hebt, terwijl het backoffice nog niet goed loopt. Maar ik vind dat de aanvrager daarvan niets mag merken.’ Abonneer nu op de gratis 2-wekelijkse elektronische Nieuwsbrief Omgevingsvergunning.nl! Meer nieuws over de Omgevingsvergunning - Wabo Nieuwsrubriek Omgevingsvergunning - Wabo Geplaatst:  28-01-09 13:20 Door:  Redactie Omgevingsvergunning.nl Bron:  Judith Kars

Reageren?

Door: Eduard Dame Organisatie: www.nieuwsspotten.nl Geplaatst: 10-02-09 22:22

Zie de link : http://nieuwsspotten.nl/Omgevingsloket.html voor een pittig artikel over het omgevingsloket.