Home
Wabo Water Gebruiksbesluit Activiteitenbesluit
 
Nieuws »  OMGEVINGSVERGUNNING - WABO
 

Deventer werkt digitaal met vergunningaanvragen

Sinds 2 maart 2009 maakt de gemeente Deventer alle documenten die bij vergunningaanvragen horen, digitaal toegankelijk. Jan van der Maar, projectleider Wabo en Henk Sligman, teamleider Document Management vertellen over de invoering van de nieuwe digitale werkwijze met vergunningaanvragen.


Interview door Judith Kars

Naar één proces
Jan van der Maar is bedrijfskundige en sinds 2008 projectleider Wabo in Deventer. Hij heeft ervaring met  digitaal werken opgedaan bij het UWV en een pensioenfonds. ‘Wij zagen dat de werkwijze per vergunning verschilde en besloten om er één proces van te maken.’ De gemeenteraad in Deventer besloot overigens al in 2006  om digitalisering van documenten en werkprocessen te stimuleren, onafhankelijk van de komst van de Wabo.
(Op foto links: Jan van der Maar, rechts: Henk Sligman).

Zes strekkende kilometer archief
Henk Sligman, teamleider afdeling Document Management: ‘Gemeente Deventer gaat een nieuw stadhuis bouwen. Ik had  berekend dat we rond 2012, archiefruimte moesten hebben voor zes strekkende kilometer papieren archief, tenzij we onze manier van archiveren zouden veranderen. De kosten voor nieuwe archiefruimte waren berekend op ongeveer één miljoen euro per strekkende kilometer archief.’ De hoge kosten waren dus een belangrijk argument om digitaal te werken. Inmiddels heeft de Gemeente Deventer ervaring met het digitaliseren van alle inkomende facturen, correspondentie over de leerplicht en de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Digitale werkwijze vergunningaanvragen Deventer

Sinds deze maand kunnen medewerkers van gemeente Deventer, vergunningaanvragen en bijbehorende documenten digitaal bekijken en bewerken. Deventer maakt deze informatie digitaal toegankelijk via een record management systeem. De afdeling Document Management scant alle papieren en maakt vervolgens een digitaal dossier aan. Ook e-mails en telefoonnotities die in de loop van de tijd binnenkomen, kunnen in het digitale dossier geplaatst worden. Zo kan iedereen op het stadhuis gelijktijdig zien welk e-mailverkeer er loopt, en welke afspraken er met aanvrager zijn gemaakt.

De aanvrager kan dit niet. Hij is voorlopig aangewezen op inzage via het fysieke loket van de frontoffice. Zodra Deventer is aangesloten op het Omgevingsloket Online, kan de aanvrager de status van zijn aanvraag online volgen.

Wat is nu de belangrijkste verandering in de afhandeling van vergunningaanvragen sinds begin maart?
Van der Maar: ‘Tot en met februari bestonden er per afdeling en type vergunning, verschillende werkprocessen. Zo maakte het uit of een vergunningaanvraag per post binnenkwam, of via de balie. Nu behandelen we alle aanvragen op dezelfde manier. Hoe een aanvraag ook binnenkomt, alle aanvragen gaan rechtstreeks naar medewerkers van de afdeling Document Management. Zij scannen alle documenten en registreren de aanvraag vervolgens in het record management systeem. Dezelfde dag legt de documentmanager ook één complete papieren aanvraag op een centrale tafel. Specialisten toetsen of deze aanvraag compleet is, en noteren hun bevindingen op een checklist.

De derde dag komt een team ‘vergunningenplatform’ bij elkaar, bestaande uit vergunningverleners vanuit Bouwen, Milieu en Horeca & evenementen en klantencontactfunctionarissen. Van der Maar ‘In ons Wabo project hebben we namelijk ook de horeca- en evenementenvergunningen meegenomen.’ Het vergunningenplatform wijst elke aanvraag toe aan een vergunningverlener en een klantencontactfunctionaris. Vervolgens ontvangt de aanvrager een gestandaardiseerde beoordelingsbrief met een checklist.

Gevolgen nieuwe werkwijze
‘Waar een vergunningaanvrager vroeger wel eens veertien dagen moest wachten op een brief, kunnen we nu in drie dagen antwoord geven,’ aldus Van der Maar. Voor vergunningverleners is deze werkwijze wel erg wennen vindt hij.’Voor vergunningverleners zijn hun klantcontacten de krenten in de pap. Ze hebben er moeite mee dat de klantencontactfunctionaris deze contacten gedeeltelijk overneemt. Terwijl deze medewerkers veel minder inhoudelijke kennis hebben.
Voor de medewerkers van de afdeling Document Management verandert het werk juist in positieve zin vindt Sligman. ‘Onze medewerkers krijgen een grotere rol in het totale werkproces. Ze hebben meer contact met hun collega’s binnen de gemeente. De documentmanagers maken niet alleen het digitale dossier aan, ze vullen ook de drie verschillende informatiesystemen voor bouwvergunningen, milieuvergunningen en horecavergunningen.  Deze taak lag voorheen bij afdeling vergunningen of de administratie, maar we willen dat de informatie in het record management systeem overeenkomt met de vergunningeninformatiesystemen.’

Zijn alle papieren tekeningen nu uitgebannen?

Van der Maar: ‘Nee, want we duwen de digitalisering niemand door de strot, alles gaat via de geleidelijke weg. Sligman: ‘Op de papieren tekeningen die binnenkomen zetten we ‘werkexemplaar’ en iedereen mag deze gebruiken. Het is ook mogelijk om tekeningen die digitaal binnenkomen te plotten.’

Achtergrondinformatie: schema werkproces



Geplaatst:  19-03-09 10:20
Door:  Redactie Omgevingsvergunning.nl
   

Reageren?

 


copyright 2008 Forta milieu & multimedia, alle rechten voorbehouden - | disclaimer